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Istituita a Colombo fin dalle prime ore successive al maremoto per coordinare le attività di emergenza in Sri Lanka, la Struttura temporanea di missione è stata immediatamente individuata come lo strumento fondamentale per la realizzazione degli interventi di ricostruzione. Il personale del Dipartimento, impegnato nella gestione della fase d'emergenza, viene coinvolto subito nel lavoro istruttorio per la definizione del Programma e l'individuazione dei progetti. Sono giorni di attività frenetica: a Colombo si intensificano i rapporti con i Ministeri e le Amministrazioni che hanno responsabilità dirette nella ricostruzione; dai due punti presidiati dal Dipartimento, Trincomalee e Unawatuna, si raccolgono segnalazioni e richieste, mentre in pochi giorni si completa anche il quadro delle Ong italiane presenti in Sri Lanka o comunque in condizione di sottoporre proposte di intervento coerenti.

La Struttura di missione di Colombo viene potenziata con professionalità tecniche ed amministrative adeguate ad affrontare la gestione di un Programma che si vuole realizzare in tempi rapidi, ma nel pieno rispetto dei vincoli posti dalla presenza in un Paese straniero, che obbliga al rispetto delle regole e delle scelte del Governo cingalese e delle Amministrazioni locali. Comincia così un gioco di sponda tra Roma e Colombo che sarà determinante per garantire il buon fine dell'operazione: a Colombo si svolge il lavoro istruttorio su ogni questione che occorre affrontare, si gestiscono costantemente i rapporti con le Autorità locali e le organizzazioni cui è affidata parte dei progetti, si dà corso al lavoro di progettazione delle infrastrutture e degli atti amministrativi necessari a realizzare le opere previste, mentre resta in capo al Dipartimento e ai suoi vertici assumere le decisioni sulla base delle verifiche effettuate in Sri Lanka e delle proposte ricevute da chi è direttamente sul terreno.

Già la prima versione del Programma di intervento prevede che una serie di progetti siano realizzati in collaborazione con partner in grado di operare con professionalità nell'isola, mentre altri saranno gestiti direttamente dal Dipartimento. L'assunzione di compiti operativi diretti da parte del Dpc si rivela una scelta vincente, perché i progettisti, gli architetti, gli ingegneri e i responsabili della gestione amministrativa dei progetti affidati alle Ong avranno modo, sino alla conclusione dei lavori, di confrontarsi con i loro colleghi presenti sul posto nell'organico della Struttura di missione, dando vita ad una forma di collaborazione e confronto che rende agevole la verifica delle proposte, il riscontro delle problematiche, la condivisione delle strategie e delle soluzioni. La Struttura di missione accompagna la nascita e la realizzazione di ogni progetto, assicurandone la supervisione, il controllo e la documentazione attraverso verifiche sul campo e consultazioni frequenti con tutti gli attori interessati. Per due anni e mezzo sono quotidiani gli interventi realizzati per risolvere problemi di tipo tecnico o amministrativo, per individuare soluzioni alternative o varianti rese necessarie dalle mutate condizioni operative, per avviare trattative, mediare nelle controversie, verificare costantemente la fattibilità delle opere progettate. La Struttura di missione e il suo coordinamento con Roma permettono di gestire il Programma con grande flessibilità. Solo grazie alla presenza diretta sul campo sarà possibile modificare e rimodulare i progetti in modo da non sprecare neagrave; tempo nè risorse preziose, arrivando a concludere l'intero Programma degli interventi previsti per usare al meglio le risorse disponibili.

La Struttura si articola in tre funzioni distinte - Segreteria e coordinamento, Amministrazione e finanza, Monitoraggio dei progetti - e si avvale di un nucleo di esperti per disporre di un adeguato supporto tecnico e professionale in tutte le fasi di realizzazione degli interventi, dalla definizione degli elementi progettuali alla valutazione delle offerte, dalla supervisione dei lavori alla partecipazione alle attività di collaudo. Responsabile della Struttura in Sri Lanka e del coordinamento tra Roma e Colombo è fin dall'inizio Agostino Miozzo, Direttore dell'Ufficio volontariato e relazioni istituzionali e internazionali del Dipartimento, con una lunga carriera nella cooperazione internazionale alle spalle ed una grande esperienza di capo missione in moltissimi Paesi del cosiddetto Terzo mondo.