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Le scelte compiute in materia contabile e amministrativa comportano la conseguente necessità di esaminare puntualmente e rapidamente una notevolissima quantità di documentazione, prodotta dalle Ong, dalle altre Istituzioni soggetti attuatori e dalla Struttura di missione attiva a Colombo.

Per far fronte a questa esigenza, oltre che per coinvolgere in modo attivo e diretto tutti gli organismi nazionali responsabili della correttezza amministrativa e contabile del Programma, un decreto del Capo del Dipartimento del 20 gennaio 2006 dàà vita all'ultimo strumento operativo legato alle attività in Sri Lanka, il "Gruppo di lavoro per le attività di verifica della rendicontazione amministrativa e contabile", composto da nove persone, funzionari della Corte dei Conti, della Presidenza del Consiglio dei Ministri e del Dipartimento.

Con decreto, la responsabilità del Gruppo di lavoro è affidata ad Angelo Borrelli, Direttore generale al Dipartimento responsabile dell'amministrazione e della contabilità, coadiuvato dal Coordinatore Davide Martina e dai membri del Gruppo: Anna Maria Antonuccio, Alba Canale, Anna Maria Vigliarolo, Sergio Bonanni, Alessandro Ceccaroni, Nadia Tocci, Pericle Bellofatto, Mauro Rivelli, Emilia Aloise.

Questo organismo si fa carico, regolarmente dal febbraio 2006 ad ottobre 2007, dell'analisi di tutta la documentazione prodotta dalle Ong e dagli altri partner del Dipartimento nel corso dell'attuazione dei progetti di cui sono promotori ed attuatori, riscontrandola puntualmente con i risultati delle verifiche sul campo e con i rapporti della Struttura di missione. In molti casi sono stati chiesti chiarimenti, altra documentazione, spiegazioni, per arrivare poi alla definizione di rapporti finali esaustivi, sulla base dei quali sono stati effettuati i saldi relativi ai vari progetti e contabilizzati i risparmi di spesa realizzati.

E' grazie al paziente lavoro del Gruppo se tutti i dati necessari a definire il consuntivo finale del Programma sono stati disponibili in tempo utile.

L'obiettivo di coniugare efficienza, rigore e correttezza amministrativa nell'uso delle somme avute in gestione, e trasparenza nei confronti dei donatori impegna il Dipartimento non solo sul versante operativo, ma prima ancora sul piano della definizione di un sistema di regole e normative puntuali nell'impostazione dei progetti, nella rendicontazione delle attività e delle spese da utilizzare e far utilizzare ai partner. La prima decisione adottata riguarda la soluzione di un problema di natura giuridica: quale normativa di contabilità pubblica utilizzare per gestire risorse frutto di libere donazioni private, operando in un Paese estero?

Anche se molti pareri autorevoli sostenevano la mancanza di obbligo a fare uso delle procedure proprie della spesa di denaro pubblico in Italia - che comportano, ad esempio, l'obbligatorietà di procedure di gara nell'assegnazione di lavori o per l'acquisizione di forniture di beni - si decide di seguire la normativa in vigore nel nostro Paese per le Pubbliche Amministrazioni "come se" si trattasse sempre di denaro pubblico e "come se" si operasse in Italia.

In secondo luogo si tratta di scegliere una modalità amministrativa e contabile di rapporto con le Ong e gli altri partner che collaborano in Sri Lanka alla realizzazione del programma. Il regista di questa operazione è Vincenzo Spaziante, Vice Capo del Dipartimento fino all'autunno del 2006, che, forte della sua lunga esperienza alla Ragioneria Generale dello Stato, può seguire personalmente la definizione di quest'aspetto essenziale della gestione delle attività di aiuto alle vittime dello tsunami, in un confronto continuo con i partner e i collaboratori del Dpc.

Le Ong italiane operano a livello internazionale seguendo due diverse normative: una stabilita dal Ministero degli Affari Esteri, che vale per le attività finanziate dalla Cooperazione italiana, l'altra utilizzata quando è l'Unione europea a finanziare i programmi.

Nel confronto con il Dipartimento le Ong evidenziano i limiti, i vincoli, le problematiche gestionali e le differenze sia sul piano della rapidità dell'azione che su quello della trasparenza derivanti dalla scelta di uno dei due modelli esistenti. I risultati di questa verifica, cui hanno preso parte attiva la Commissione di controllo e gli organismi chiamati dal Dipartimento per assicurare il continuo e puntuale monitoraggio del Programma, portano alla definizione di norme specifiche, contenute nelle convenzioni firmate con ciascuna Ong all'avvio dei progetti, e successivamente alla messa a punto di una normativa specifica per la gestione degli interventi previsti dal Programma generale, scritta tenendo conto delle concrete condizioni riscontrate sul campo. Questo documento, datato 26 maggio 2005, è intitolato: "Modalità di gestione dei progetti realizzati in Sri Lanka".

Sulla base delle indicazioni in esso contenute si supereranno tutte le difficoltà emerse nei primi mesi di attività, consentendo ai soggetti attuatori di lavorare con grande serenità nel rispetto di regole chiare e condivise, non inutilmente gravose ma sufficienti alla Commissione e agli organismi deputati al monitoraggio e al controllo per poter garantire la assoluta correttezza di ogni spesa effettuata per la realizzazione del Programma.